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Objet. La présente procédure explique comment ScreenClear reçoit, examine et traite les plaintes, les préoccupations liées aux collectes, les incidents et les appels. Elle s’adresse aux donneurs, aux collecteurs, aux clients, aux employeurs et aux autres personnes concernées par un service ou une décision de ScreenClear.

1. Choisissez le parcours ScreenClear approprié

Utilisez le parcours destiné aux donneurs pour une préoccupation concernant votre propre test, service, document, question de confidentialité ou décision antérieure. Utilisez le parcours destiné aux collecteurs pour une préoccupation liée à une collecte, un problème de service ou un incident. Utilisez le parcours destiné aux clients ou employeurs pour une préoccupation organisationnelle ou un appel. Les parcours ScreenClear sont hébergés uniquement sur screenclear.ca.

2. Fournissez des renseignements factuels clairs

Décrivez ce qui s’est passé, à quel moment, le service, le test, le certificat ou la référence de site pertinente, ainsi que la résolution demandée. N’incluez que les renseignements nécessaires à l’examen. N’utilisez pas ce processus pour une urgence ou pour signaler un risque immédiat pour la santé ou la sécurité.

3. Documents à l’appui

Au besoin, le formulaire sécurisé permet le téléversement contrôlé de documents à l’appui tels que des courriels, des certificats, des photographies ou des dossiers. Ne téléversez pas de renseignements personnels non pertinents. Les documents doivent être conservés avec le dossier original de plainte ou d’appel.

4. Accusé de réception et référence de dossier

Une soumission reçoit une référence de dossier ScreenClear unique. Conservez cette référence pour les communications futures et pour le parcours de suivi à accès limité.

5. Examen et réponse

Un examinateur autorisé de ScreenClear évaluera les renseignements, demandera des précisions au besoin et consignera les mesures prises. Le processus d’examen utilise un accès restreint et ne doit pas divulguer les notes internes, les renseignements sur le personnel, les détails du site de collecte en pharmacie ou d’autres renseignements d’enquête confidentiels dans le suivi public.

6. Appel ou escalade

Si vous n’êtes pas satisfait d’une décision de ScreenClear, vous pouvez demander un appel ou un examen supplémentaire. Indiquez la référence du dossier initial, expliquez la décision dont vous demandez l’examen et fournissez tout renseignement important qui n’était pas disponible auparavant.

Confidentialité et communications respectueuses

ScreenClear traitera les renseignements liés aux plaintes et aux appels de façon aussi confidentielle que raisonnablement possible et limitera l’accès aux personnes ayant un rôle légitime dans l’examen. Les communications doivent être factuelles, respectueuses et pertinentes au dossier.